Aceptance of certain public documents in the EU / Aceptación de documentos públicos en la UE

burocraciaThe European Commission has issued a new Proposal for a Regulation of the European Parliament and of the Council on promoting the free movement of citizens and businesses by simplifying the acceptance of certain public documents in the european Union and amending Regulation (EU) No 1024/2012 (COM(2013) 228).

 La Comisión Europea ha aceptado la Propuesta de REGLAMENTO DEL PARLAMENTO EUROPEO Y DEL CONSEJO por el que se facilita la libertad de circulación de los ciudadanos y de las empresas, simplificando la aceptación de determinados documentos públicos en la Unión Europea, y por el que se modifica el Reglamento (UE) nº 1024/2012

Topics: aceptación de documentos públicos en la UE / aceptance of certain public documents in the EU.

Comentario.- Objeto.- La propuesta de Reglamento va dirigida a facilitar la circulación intracomunitaria de documentos oficiales sobre el estado civil delas personas y la dispensa de formalidaes en los documentos relativos a inmuebles, a la propiedad intelectual e industrial y a la existencia y representación de las sociedades mercantiles. Destinatarios.- En particular se mencionan como autoridades destinatarias los cónsules y otros representantes diplomáticos. Aceptación.– En el contexto de la propuesta de Reglamento, y para las materias concernidas en su ámbito de aplicación, la aceptación no prejuzga la ley sustantiva nacional del Estado de origen del documento. De lo que se trata es de dispensar la legalización, apostilla y traducciones juradas de los documentos que acreditan estas materias. La creación de certificados multilingües estandarizados es el mecanismo que facilitaría esta libre circulación. Un modelo que se inspiraen la experiencia de la CIEC (Comisión Internacional del Estado Civil). En los temas relativos al Derecho patrimonial, los escollos son distintos. Es por ello que se ha reservado la posibilidad de expedir certificados estandarizados a ulteriores actos por el procedimiento de comitología (art. 9).Cooperación.- La propuesta se refiere a la cooperación administrativa de autoridades mediante el denominado IMI (herramienta electrónica proporcionada por la Comisión pra facilitar entre los Estados miembros la cooeración administrativa. Siguiendo la estela de los convenios de La Haya, se designan Autoridades Centrales dministrativas cuya función principal es encauzar las dudas sobre la autenticidad del documento o copia auténtica cudano se refiera a la firma del funcionario emisor, su capaicad para autoirazar el documento y sus formalidades externas. Una Propuesta que, de llegar a término, signficaría en principio el desdoblamiento de los regímenes de eficacia extraterritorial respecto de la validez formal (o externa) de determinados documentos públicos extranjeros, según sea su procedencia: si proceden de una autoridad de la UE, se sujetarían al Reglamento (sin legalización o apostilla y mediante impreso estandar y cooperación administrativa); en caso contrario, habrá de estarse al régimen convencional multi- o bilateral (legalización y/o apostilla de La Haya) y requisitos del artículo 323.2 LEC 2000. La duda radica en saber si se permitirá la aplicación alternativa del nuevo Reglamento y el programa de la Conferencia de La Haya sobre e-apostille, en el que España se ha comprometido y que resulta bastante más sencillo que el diseñado por la propuesta de Reglamento (por Marina Vargas para ecjleadingcases)

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Vivianne ReddingExtracto resumen de prensa

Press release

“The proposal establishes a clear set of horizontal rules exempting public documents falling under its scope from legalisation or similar formality (Apostille). In (sic) also foresees simplification of other formalities related to the cross-border acceptance of public documents, namely of certified copies and certified translations. In order to guarantee the authenticity of public documents which circulate from one Member State to another, it introduces an effective and secure administrative cooperation based on the Internal Market Information System (“the IMI”), established by Regulation (EU) No 1024/2012 of the European Parliament and of the Council of 25 October 2012.15 The IMI includes also a functionality to maintain a repository of model templates of public documents used within the Single Market that can serve as first checking point of unfamiliar documents.

The proposal also establishes Union multilingual standard forms concerning birth, death, marriage, registered partnership and legal status and representation of a company or other undertaking. In addition, with the aim to further reduce the remaining translation requirements for EU citizens and businesses, such Union multilingual standard forms could be established at a later stage for public documents relating to name, parenthood, adoption, residence, citizenship and nationality, real estate, intellectual property rights and absence of a criminal record. The Union multilingual standard forms should not be mandatory but when used they
have the same formal evidentiary value as the simular public documents drawn up by the authorities of the issuing Member State.

The press release of the Commission can be found here.

Reference: Maarja Torga on Conflict of Laws

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 “La Comisión ha propuesto reducir drásticamente las diligencias administrativas a cargo de los ciudadanos y las empresas, suprimiendo los sellos burocráticos actualmente exigidos para el reconocimiento de documentos públicos (como, por ejemplo, una partida de nacimiento) en otro Estado miembro de la UE. Hoy en día, los ciudadanos que se trasladan a otro Estado miembro tienen que dedicar mucho tiempo y dinero a demostrar la autenticidad de los documentos públicos que les conciernen (como las partidas de nacimiento o los certificados de matrimonio) expedidos por su Estado miembro de origen. Para ello han de obtener el Certificado conocido como «Apostilla», utilizado por las autoridades públicas de otros estados como prueba de que los documentos públicos, o las firmas estampadas por los funcionarios nacionales en los documentos, son auténticos.

La simplificación afectará a los documentos públicos relativos al nombre, el matrimonio y la unión registrada, el nacimiento, la filiación, la adopción, la defunción, la residencia, la ciudadanía y la nacionalidad, la propiedad inmobiliaria, la personalidad jurídica y la representación de una sociedad o empresa, los derechos de propiedad intelectual o los documentos que certifiquen la ausencia de antecedentes penales.

El exceso de trámites afecta también a las empresas cuya actividad atraviesa fronteras en el mercado único de la UE. Por ejemplo, a menudo se les requiere, en sus operaciones transfronterizas, que presenten una serie de documentos públicos certificados que acrediten su personalidad jurídica. Estos requisitos se remontan a una época en la que los distintos países solo aceptaban como auténticos los documentos públicos expedidos por el ministerio de asuntos exteriores de otro país. Pero ahora, al igual que reconocemos las resoluciones judiciales de los demás países, deberíamos confiar en los registros civiles de cualquier Estado miembro sin necesidad de aval por parte del ministerio de asuntos exteriores, el ministerio de justicia u otras autoridades.

Las nuevas normas no incidirán, sin embargo, en el reconocimiento del contenido o los efectos de los documentos en cuestión, limitándose a demostrar la autenticidad del documento público, por ejemplo la veracidad de una firma o la calidad en la que actúa el funcionario o cargo público signatario. Los documentos deberán ser mutuamente aceptados por los Estados miembros sin mayor requisito de certificación.

La Comisión propone además un nuevo instrumento de simplificación: impresos multilingües facultativos en todas las lenguas oficiales de la UE que los ciudadanos y las empresas podrían solicitar en sustitución de los documentos públicos nacionales –y en las mismas condiciones que estos– relativos al nacimiento, la defunción, el matrimonio, la unión registrada y la personalidad jurídica y la representación de una sociedad o empresa (en el anexo se ofrecen algunos ejemplos). Esta medida contribuiría especialmente a ahorrar costes de traducción, pues el atractivo de semejante opción reside en que permite a los ciudadanos y las empresas despreocuparse de las traducciones. El formato de esos impresos se inspira en los convenios internacionales específicos. En particular, los de la Comisión Internacional del Estado Civil.

La propuesta contiene también un mecanismo de salvaguardia frente al fraude: cuando una autoridad nacional albergue dudas razonables sobre un documento concreto, los Estados miembros podrán comprobar su autenticidad ante las autoridades expedidoras mediante el Sistema de Información del Mercado Interior (IMI), ya existente”.

Referencia: IP/13/355 / 24/04/2013

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